Välkommen till Studio Adapt

Vi hjälper dig med digitala lösningar, studior och produktion av livesändningar, hybridevent och hubmöten.

09 jan 2021

Så genomförs ett digitalt årsmöte eller stämma

Funderar du på hur man kan hålla ett årsmöte eller en bolagsstämma digitalt? Vi på Adapt hjälper många kunder genomföra sina möten och stämmor från våra studios och i den här filmen berättar och visar vi kortfattat hur det går till.

I höstas hjälpte vi Bröstcancerförbundet genomföra sin rikskongress i vår streamingstudio i centrala Stockholm. Kongressen arrangeras vart 3.e år och hade cirka 100 röstande deltagare från hela Sverige. I vår studio befann sig delar av Bröstcancerförbundets styrelse samt själva presidiet som ledde mötet. Resterande styrelse och övriga delegater deltog digitalt via sina uppkopplade enheter; exempelvis datorer, surfplattor och telefoner. Själva möteskommunikationen sker via ett vanligt system som Zoom, Teams eller en livestream. Vilket system som används beror på mötets omfattning och vad våra kunder föredrar. I Bröstcancerförbundets fall använde vi Zoom.

Precis som när vi träffas fysiskt så leds mötet av presidiet, men när vi genomför det digitalt så styr våra tekniker vad som skall visas i bild och när olika talare skall få ordet. Deltagarna kan vara på plats i studion eller delta digitalt. Under Bröstcancerförbundets kongress genomfördes olika dragningar både i studion och helt digitalt.

Presidiet som sitter i studion kan hela tiden se och kommunicera med alla anslutna deltagare via skärmar framför sig. På skärmarna ser de också mötesinformationen som kommer från vår digitala mötesportal.

En träklubba

I mötesportalen finns all mötesfunktonalitet samlad. Samtliga deltagare, både de som är på plats och de som deltar digitalt, ansluter till portalen via en säker inloggning. De kan ansluta med valfri mobil enhet och via portalen får de tillgång till mötesinformationen och de funktioner som krävs för att genomföra mötet eller stämman enligt konstens alla regler. I portalen finns alla funktioner som krävs för att genomföra ett årsmöte eller en stämma, exempelvis;

  • Digitala dokument
  • Närvaro Talarlista
  • Replikskiften
  • Motionshantering
  • Voteringar och omröstningar, med exempelvis viktade röster
  • Personval

Det är i portalen som deltagarna läser all information och det är här de utför de olika mötesaktiviteterna, exempelvis begära ordet, replikera, skicka in motioner och rösta. Allt sker i realtid och presidiet kan direkt se exempelvis antal röstande och resultat. Alla aktiviteter som utförs protokollförs och dokumenteras automatiskt.

Vill du veta mer om hur det fungerar? Hör av dig till oss så berättar vi mer eller bokar in en livedemo.